Het administratiekantoor – hét kloppend hart van onze organisatie

Vanuit deze centrale locatie wordt de financiële administratie van de Verenigingen van Eigenaars voor onze vestigingen verzorgd en wordt specialistische kennis en ervaring op één plek gebundeld.

Het administratiekantoor werkt grotendeels achter de schermen, maar vormt een onmisbare schakel binnen VvE Diensten Nederland. Door werkzaamheden centraal te organiseren, ondersteunen we onze vestigingen op een efficiënte en uniforme manier en kunnen VvE-besturen, appartementseigenaren, notarissen, leveranciers en andere samenwerkingspartners vertrouwen op een zorgvuldige administratieve en financiële afhandeling.

Wat doet het administratiekantoor?

Het administratiekantoor verzorgt de financiële administratie van de Verenigingen van Eigenaars en ondersteunt onze vestigingen dagelijks bij uiteenlopende administratieve en financiële processen. De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het verwerken en beheren van de financiële administratie en het ondersteunen van onze vestigingen bij administratieve en financiële vraagstukken.
• Het incasseren en administreren van de VvE-bijdragen en het bewaken van openstaande vorderingen.
• Het signaleren van betalingsachterstanden en – indien nodig – het begeleiden van incassotrajecten conform de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki).
• Het verwerken en controleren van inkomende facturen.
• Het voorbereiden en verwerken van betalingen aan leveranciers namens de Verenigingen van Eigenaars.
• Het onderhouden van contacten met ABN AMRO over uiteenlopende administratieve bankzaken, waaronder bankrekeningen, bankkoppelingen, adreswijzigingen, betaalpassen en overige wijzigingen.
• Het opstellen van de jaarlijkse financiële jaarstukken, waaronder de balans, exploitatierekening en de bijbehorende toelichting.
• Het verzorgen van de jaarlijkse afrekening van de stookkosten en – indien van toepassing – overige servicekosten.
• Het beheren en actualiseren van de ledenadministratie.
• Het verzorgen van de administratieve afhandeling bij eigendomsoverdrachten en het onderhouden van contacten met notarissen.
• Het zorgvuldig administratief inregelen van nieuw aangesloten Verenigingen van Eigenaars binnen onze organisatie.

Zorgvuldig en veilig betalingsverkeer

De financiële middelen van een Vereniging van Eigenaars verdienen maximale zorgvuldigheid. Binnen VvE Diensten Nederland werken we daarom met een strikte functiescheiding en het vierogenprincipe.

Betalingsvoorstellen worden door het administratiekantoor zorgvuldig voorbereid en gecontroleerd. Vervolgens vindt een tweede, onafhankelijke controle en autorisatie plaats door de bevoegde vestiging. Pas na deze controle worden de betalingsopdrachten aan de bank aangeboden. Hiermee verkleinen we de kans op fouten en waarborgen we een veilige, transparante en betrouwbare financiële afhandeling.

Kennis en ervaring gebundeld

Met het centrale administratiekantoor bundelen we binnen VvE Diensten Nederland specialistische kennis en ervaring. Deze centrale ondersteuning is een belangrijk onderdeel van onze samenwerking: de vestigingen blijven dichtbij hun VvE’s, terwijl zij achter de schermen kunnen rekenen op een deskundig team voor de financiële administratie. Zo combineren we lokale betrokkenheid met de kracht en continuïteit van een gezamenlijke organisatie.

Wij geloven dat goed VvE-beheer begint met een sterke financiële en administratieve basis. Daarom zorgen we er iedere dag voor dat ook achter de schermen alles klopt.

VvE Beheer…dat doen we samen!