Het administratiekantoor – Het kloppend hart van onze organisatie

Vanuit deze centrale locatie wordt de financiële administratie van de Verenigingen van
Eigenaars voor onze vestigingen verzorgd en wordt specialistische kennis en ervaring op
één plek gebundeld.
Het administratiekantoor werkt grotendeels achter de schermen, maar vormt een onmisbare
schakel binnen VvE Diensten Nederland. Door werkzaamheden centraal te organiseren,
ondersteunen we onze vestigingen op een efficiënte en uniforme manier en kunnen VvE-
besturen, appartementseigenaren, notarissen, leveranciers en andere
samenwerkingspartners vertrouwen op een zorgvuldige administratieve en financiële
afhandeling.

Wat doet het administratiekantoor?

Het administratiekantoor verzorgt de financiële administratie van de Verenigingen van
Eigenaars en ondersteunt onze vestigingen dagelijks bij uiteenlopende administratieve en
financiële processen. De werkzaamheden bestaan onder andere uit:
Het verwerken en beheren van de financiële administratie en het ondersteunen van onze
vestigingen bij administratieve en financiële vraagstukken.

• Het incasseren en administreren van de VvE-bijdragen en het bewaken van openstaande
  vorderingen.
• Het signaleren van betalingsachterstanden en – indien nodig – het begeleiden van
  incassotrajecten conform de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki).
• Het verwerken en controleren van inkomende facturen.
• Het voorbereiden en verwerken van betalingen aan leveranciers namens de
  Verenigingen van Eigenaars.
• Het onderhouden van contacten met ABN AMRO over uiteenlopende administratieve
  bankzaken, waaronder bankrekeningen, bankkoppelingen, adreswijzigingen,
  betaalpassen en overige wijzigingen.
• Het opstellen van de jaarlijkse financiële jaarstukken, waaronder de balans,
  exploitatierekening en de bijbehorende toelichting.
• Het verzorgen van de jaarlijkse afrekening van de stookkosten en – indien van toepassing
  – overige servicekosten.
• Het beheren en actualiseren van de ledenadministratie.
• Het verzorgen van de administratieve afhandeling bij eigendomsoverdrachten en het
  onderhouden van contacten met notarissen.
• Het zorgvuldig administratief inregelen van nieuw aangesloten Verenigingen van
  Eigenaars binnen onze organisatie.

Zorgvuldig en veilig betalingsverkeer

De financiële middelen van een Vereniging van Eigenaars verdienen maximale
zorgvuldigheid. Binnen VvE Diensten Nederland werken we daarom met een strikte
functiescheiding en het vierogenprincipe.
Betalingsvoorstellen worden door het administratiekantoor zorgvuldig voorbereid en
gecontroleerd. Vervolgens vindt een tweede, onafhankelijke controle en autorisatie plaats
door de bevoegde vestiging. Pas na deze controle worden de betalingsopdrachten aan de
bank aangeboden. Hiermee verkleinen we de kans op fouten en waarborgen we een veilige,
transparante en betrouwbare financiële afhandeling.

Kennis en ervaring gebundeld

Met het centrale administratiekantoor bundelen we binnen VvE Diensten Nederland
specialistische kennis en ervaring. Deze centrale ondersteuning is een belangrijk onderdeel
van onze samenwerking: de vestigingen blijven dichtbij hun VvE’s, terwijl zij achter de
schermen kunnen rekenen op een deskundig team voor de financiële administratie. Zo
combineren we lokale betrokkenheid met de kracht en continuïteit van een gezamenlijke
organisatie.
Wij geloven dat goed VvE-beheer begint met een sterke financiële en administratieve basis.
Daarom zorgen we er iedere dag voor dat ook achter de schermen alles klopt.

VvE Beheer…dat doen we samen!